A emissão da folha de pagamento é uma obrigatoriedade de toda empresa para com os colaboradores. Contudo, quando o assunto é fechamento de folha, é comum observarmos empresas tendo mais trabalho do que deveriam. Isso acontece porque elas ainda atuam com cálculos manuais, o que gera trabalho adicional, custos desnecessários e até mesmo um RH insatisfeito.
Mas você sabia que é possível obter cálculos automatizados para facilitar a vida da empresa? Acompanhe os detalhes a seguir e saiba como automatizar os cálculos de folha de pagamento na sua empresa.
O que é a folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento obrigatório (conforme art. 225 do Decreto 3048/1999) em toda e qualquer empresa. Nela constam informações detalhadas referentes às remunerações pagas aos colaboradores.
Ela possui um importante papel na relação entre empresa e funcionário, gerando maior transparência nas relações trabalhistas. Além disso, o fato da empresa ter um controle da folha de pagamento auxilia na visão geral do negócio, uma vez que os encargos sociais e os salários afetam diretamente o lucro da empresa.
Com o eSocial, o fechamento da folha deve ser realizado até o dia 7 do mês seguinte ao mês de referência. Só que há outras mudanças significativas, principalmente quanto à precisão das informações. Se você ainda não está por dentro, vale muito a pena ler o post 4 mudanças geradas pelo eSocial na folha de pagamento.
Quais informações são obrigatórias à folha de pagamento?
Toda empresa deve gerar mensalmente a folha de pagamento e disponibilizar uma via para cada um de seus funcionários. Nela há a obrigatoriedade das seguintes informações:
- Nome do colaborador;
- Cargo, serviço prestado ou função exercida;
- Parcelas que fazem parte da remuneração;
- Demais parcelas que não fazem parte da remuneração, como diárias, ajuda de custo, entre outros;
- Nome da segurada em caso de benefícios de salário-maternidade;
- Descontos legais, como IRRF e INSS;
- Número de quotas de salário-família que são atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.
Além dessas informações, a folha de pagamentos também deve conter detalhes referentes ao 13º salário, férias, descontos relativos ao vale-refeição e vale-transporte, se houverem.
Como é fazer os cálculos manuais no fechamento de folha?
Para os cálculos da folha de pagamento, além de conhecer questões específicas da área de recursos humanos, é essencial também estar atento às leis trabalhistas e ter conhecimento em matemática financeira.
Quando se opta pelo cálculo manual da folha de pagamento, muitos problemas podem ocorrer, especialmente ao se levar em consideração que nenhuma folha é igual a outra, uma vez que cada colaborador possui suas peculiaridades como horas extras, adicional noturno, descontos específicos, entre outros.
Com tantas informações, as chances de ocorrerem falhas humanas são muito grandes e um pequeno erro pode gerar grandes problemas, por exemplo:
- Infrações graves com recolhimento indevido;
- Descontos errados no pagamento de funcionários;
- Problemas judiciais;
- Demora na confecção da folha;
- Insatisfação de funcionários.
Outro ponto bastante observado dentro das empresas que costumam gerar folhas de pagamento manualmente é a sobrecarga do trabalho operacional em determinados períodos do mês. Sendo assim, a necessidade de automatizar processos nesta tarefa se torna cada vez mais importante para otimizar os recursos da empresa e melhorar a gestão entre os colaboradores.
Automatizando cálculos da folha
Sem dúvidas o processo manual para a geração de folha de pagamento é um dos obstáculos que muitas empresas vivenciam diariamente. Mas a boa notícia é que já é possível se livrar de todos aqueles cálculos e tornar esta tarefa mais prática, ágil e efetiva. Isto significa que por meio da tecnologia já é possível obter cálculos automatizados de dados, como horas extras, banco de horas, faltas, entre outras informações relevantes.
Aqui na Ahgora nós utilizamos o Ahgora PontoWEB. Por meio dele, conseguimos integrar relógios de ponto homologados, tablets e celulares para realizar registro de ponto. E o melhor de tudo é que a partir do momento em que o software recebe as batidas de ponto dos funcionários, o sistema realiza o tratamento das horas trabalhadas, horas extras, banco de horas, férias, afastamentos e demais detalhes, entregando todos os cálculos prontos para que os Recursos Humanos possam agir com mais agilidade e segurança.
Assim, a empresa poderá operar com mais inteligência, eliminando os custos adicionais, a falta de segurança e até mesmo a desmotivação de profissionais devido à sobrecarga de trabalho operacional.
Gerenciar as informações para fechamento de folha é um desafio, mesmo para quem já é um profissional experiente. Cálculos manuais se tornam exaustivos à medida em que a empresa vai crescendo e aumenta o quadro de funcionários. Portanto, escolha uma solução integrada que realize as atribuições burocráticas de forma automatizada. Desta forma, é possível investir mais tempo no sucesso do negócio.
Você ainda faz o fechamento de folha de pagamento manualmente? Conheça o Ahgora PontoWEB e saiba como ele pode simplificar a vida da sua empresa!
