A sua já está adequada ao eSocial? Preparamos este post com todas as informações que a sua empresa precisa sobre este tema. Vale destacar que a adesão ao programa é dividido em etapas, e segue um cronograma determinado pelo Governo Federal. A primeira foi implementada no início de 2018 e até julho de 2018 todas as empresas privadas do país deverão fazer parte do eSocial. Já os órgãos públicos terão um prazo maior para a adesão, que passará a ser obrigatória só em janeiro de 2019.
A sua empresa está preparada para o eSocial? Descubra tudo sobre o eSocial e como sua organização pode se preparar para o que está a caminho.
O que é o eSocial
O eSocial é um projeto do Governo Federal criado para receber informações trabalhistas, fiscais e tributárias dos trabalhadores brasileiros. A responsabilidade do envio dos dados, no prazo determinado, passa a ser do empregador. O objetivo desta iniciativa é padronizar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. Dessa forma não será necessário que as empresas façam múltiplos envios de dados ao INSS, fisco ou Ministério do Trabalho.
Com isso, as empresas poderão enviar informações apenas uma vez, as quais serão integradas à plataforma do eSocial, que poderá ser acessada por todos os órgãos. O projeto é uma ação conjunta entre Caixa Econômica Federal (CEF), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência, Ministério do Trabalho e Emprego e da Secretaria da Receita Federal. O Ministério do Planejamento também participa, assessorando os demais órgãos na equalização dos diversos interesses.
Quais as vantagens do eSocial?
A vantagem do eSocial para as instituições é que o programa centraliza em um único sistema informações como DIRF, GFIP, GPS, Caged, RAIS, entre outras, desobrigando a apresentação delas em diferentes órgãos, como: Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social ou Ministério do Trabalho e Previdência Social.
O eSocial é a forma mais simples de denominar o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Este projeto do Governo federal exigirá uma nova postura da área de Recursos Humanos das empresas. Isso inclui a busca por qualificação, para atender as etapas previstas pelo programa, e atualização dos processos, para manter todas as informações em dia.
Qual o papel do RH no eSocial?
O setor de Recurso Humanos das empresas passa por um momento de muitas transformações. Essas mudanças têm origem nas inovações tecnológicas, novos processos de gestão, mudanças no mercado e alterações desenvolvidas pelo governo. E, o eSocial é mais uma das mudanças que está transformando os procedimentos e até mesmo a cultura das empresas.
As informações transmitidas ao eSocial são divididas em três grupos principais, chamados de eventos. Os dados são enviados por meio de arquivos no formato XML, onde o setor de RH é o responsável por cerca de 80% do processo do preenchimento das informações. Detalhamos esses grupos de informação abaixo:
Eventos iniciais e tabelas
São os cadastros básicos e iniciais, com informações do empregador e dos colaboradores, junto ao Governo Federal. Entre esses dados, estão informes sobre a empresa, endereço de estabelecimento, locais de trabalho, cargos, funções, jornadas de trabalho, convenções coletivas, processos (judiciais e administrativos).
Eventos não periódicos
A cada ocorrência, este tipo de evento deve ser informado em tempo real no sistema. Entre os mais recorrentes estão admissões, atividades desempenhadas pelos funcionários, períodos de estabilidade, alterações cadastrais, faltas, afastamentos, atestados de saúde, aviso de férias, acidentes de trabalho, demissões, reintegrações.
Eventos periódicos
Informações enviadas ao sistema mensalmente, até o dia sete do mês seguinte. Deverão ser enviados eventos como a folha de pagamento, as marcações de ponto, os dissídios, serviços prestados e tomados, as aquisições de produtos, vendas de produção, os recursos recebidos ou repassados.
Entenda cada uma das etapas do eSocial
O jornal Gazeta do Povo publicou recentemente uma reportagem onde compara o eSocial ao Simples Nacional. E, a lógica é realmente muito parecida, pois enquanto um unifica a cobrança de tributos, o outro unifica as obrigações acessórias. Com este comparativo fica mais fácil compreender a proposta do programa. O eSocial vai reunir informações como Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT), Relação Anual de Informações Sociais (Rais), entre outros dados. Saiba quais são as etapas e o prazo previsto para a adesão:
Etapa 1 – Empresas privadas de grande porte
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Janeiro de 2018
Adesão ao eSocial;
Início do envio de informações relacionadas à empresa.
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Março de 2018
Início do envio de informações sobre os trabalhadores;
Informações sobre admissões, afastamentos e desligamentos.
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Maio de 2018
Compartilhamento obrigatório da folha de pagamento.
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Julho de 2018
Substituição da Guia de informações à Previdência Social (GFIP);
Compensação cruzada.
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Janeiro de 2019
Início do envio de dados sobre segurança e saúde do trabalhador.
Etapa 2 – Demais empresas privadas, MEI e Pessoas Físicas com empregados
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Julho de 2018
Adesão ao eSocial;
Início do envio de informações relacionadas à empresa.
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Setembro de 2018
Início do envio de informações sobre os trabalhadores;
Informações sobre admissões, afastamentos e desligamentos;.
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Novembro de 2018
Compartilhamento obrigatório da folha de pagamento.
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Janeiro de 2019
Substituição da Guia de informações à Previdência Social (GFIP);
Compensação cruzada;
Início do envio de dados sobre segurança e saúde do trabalhador.
Etapa 3 – Órgãos públicos
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Janeiro de 2019
Adesão ao eSocial;
Início do envio de informações relacionadas aos entes públicos.
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Março de 2019
Início do envio de informações sobre os trabalhadores;
Informações sobre admissões, afastamentos e desligamentos.
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Maio de 2019
Compartilhamento obrigatório da folha de pagamento.
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Julho de 2019
Substituição da Guia de informações à Previdência Social (GFIP);
Compensação cruzada;
Início do envio de dados sobre segurança e saúde do trabalhador.
É importante ressaltar que as empresas que não se adequarem ao programa no prazo estabelecido receberão multas. Portanto, para evitar contratempos financeiros a dica para as empresas é otimizar procedimentos internos e aperfeiçoar a gestão de Recursos Humanos, a fim de se adequar ao eSocial.
Como estar preparado para ingressar no eSocial?
Às vésperas de o eSocial entrar em operação, diversas empresas solicitaram à Receita Federal para ingressar antecipadamente no programa. A solicitação foi autorizada para as empresas do primeiro grupo. Segundo reportagem publicada pelo jornal O Globo, uma das principais preocupações das organizações é preencher algum campo ou informação de forma incorreta e isso resultar em sanções por parte do governo.
Já para as empresas menores, que entram no programa na segunda etapa, o motivo de apreensão é reunir e manter todas as informações atualizadas. No fim de 2017 a estimativa era de que mais de 70% das organizações de médio e pequeno porte ainda não estavam preparadas para aderir ao eSocial. Isso porque são necessárias algumas adaptações, principalmente relacionadas ao controle e armazenamento de dados.
Como os dados fiscais e trabalhistas partem de diferentes setores de uma organização, é primordial rever processos internos e garantir que haja integração entre os departamentos e coesão nos dados informados ao eSocial. Para ajudar você neste processo, alguns pontos que precisam ser considerados:
- reunião de lideranças para apresentação do eSocial;
- treinamento dos colaboradores do RH;
- levantamento das informações cadastrais dos colaboradores;
- organização das informações para facilitar a busca;
- atenção ao cronogramas e prazos previstos pelo governo;
- entrega das informações conforme solicitado
Vale ressaltar que não há necessidade de contratar um sistema específico para o envio das informações ao eSocial. No entanto, armazenar as informações em meio digital vai simplificar a atividade das empresas, no momento de enviar as informações ao governo. Além disso, o uso da tecnologia também favorece a produtividade do RH.
Adesão do MEI
Como você percebeu no tópico anterior, os Microempreendedores Individuais fazem parte da etapa 2 do eSocial. Portanto, todo MEI que possui funcionário deve aderir ao programa em julho. O motivo da adesão dos MEIs ao eSocial é principalmente o acompanhamento e garantia dos direitos trabalhistas dos profissionais contratados. Já o MEI que não possui funcionários não precisa aderir ao eSocial.
Resumindo, a implantação do eSocial vai dar um certo trabalho, mas tende a trazer benefícios para as empresas e colaboradores. Uma das vantagens é a própria desburocratização, tendo em vista que o programa unifica a entrega das informações aos governo. Já os profissionais também ficam resguardados, pois o cruzamento de dados pode apontar inconsistências que devem ser regularizadas pelos empregadores.
Conheça a história do eSocial
O eSocial foi lançado em 2014 e teve o prazo de implementação prorrogado diversas vezes. Mas, em janeiro de 2018 o programa começou a funcionar efetivamente. As grandes empresas, com faturamento anual superior a R$ 78 milhões, foram as primeiras a se cadastrar e logo depois passaram a incluir dados dos trabalhadores.
Inicialmente, o eSocial entraria em vigor em 2016. No entanto, diante da dificuldade das empresas para se adequarem aos novos procedimentos, o Comitê Diretivo do eSocial tornou obrigatório o uso da ferramenta somente a partir de 1º de janeiro de 2018 para organizações com faturamento anual acima de 78 milhões de reais. Em 1º de julho de 2018, o eSocial será obrigatório para as demais empresas.
Se você ainda tem dúvidas sobre o eSocial continue acompanhando nosso blog, em breve publicaremos um artigo específico sobre a implantação do eSocial, com três passos para simplificar esse processo.
