Como você faz a gestão de colaboradores externos? Muitas empresas ainda têm dificuldade de acompanhar a jornada de trabalho dos profissionais que atuam externos à sede da empresa. Por isso, preparamos uma série de posts sobre o assunto. Já explicamos porque é importante fazer a gestão de colaboradores externos, o que mudou com a reforma trabalhista e como fazer o acompanhamento dos funcionários externos. Neste artigo apresentamos as principais vantagens do controle de ponto externo.
Por que escolher um software para o controle de ponto externo?
Existem várias razões que motivam esta escolha, a primeira delas é a possibilidade de automatizar processos burocráticos relacionados ao registro de ponto e ter maior segurança sobre a idoneidade das informações. Mas ainda existem outros aspectos que merecem destaque. Abaixo listamos sete deles para você ver como um sistema de controle externo ajuda o seu RH na prática.
1) Gestão em tempo real
A gestão de colaboradores externos requer um acompanhamento ativo e, para isso, um software em nuvem é fundamental. Isso porque o sistema permite a visualização das informações em tempo real. Desta forma, o controle de ponto externo se torna efetivo, pois o RH passa a ter acesso a informações consistentes e atualizadas para tomar decisões assertivas de forma ágil. O que possibilita também reduzir custos ao longo do mês com horas extras indevidas, descentralizar a gestão de pessoas e planejar o caixa mensal. Porém, quando o acompanhamento da jornada dos profissionais externos é feito por meio de papel ou planilhas offline demanda mais tempo do RH para fazer as análises, sem a garantia de que as informações são idôneas.
2) Informações geolocalizadas
Com as tecnologias da Ahgora, o colaborador pode fazer o registro de ponto online via smartphones e tablets. Ao efetuar a batida de qualquer lugar, o sistema salva os dados sobre a localização do funcionário. Isso torna o controle de ponto externo mais preciso e simplifica o acompanhamento da jornada de trabalho desses profissionais. Além disso, a tecnologia também permite que a empresa delimite a área de atuação de cada colaborador.
3) Segurança jurídica
Se a sua empresa não faz o controle de ponto externo, pode correr riscos trabalhistas. No caso de algum colaborador questionar uma verba rescisória, por conta de horas extras ou jornada de trabalho, como a sua empresa vai comprovar as informações? Novamente, a tecnologia pode ser a melhor alternativa para reduzir os custos com passivos trabalhistas. As soluções fornecidas pela Ahgora atendem às Portarias 1510 e 373 do Ministério de Trabalho e Emprego (MTE). .
4) Redução do esforço operacional
O uso da tecnologia também reduz o esforço operacional dos profissionais envolvidos. O colaborador que não precisa mais preencher manualmente o registro de ponto, justificativas e outros documentos relacionados à jornada de trabalho. Por outro lado, as demandas do RH também diminuem, pois elimina as infindáveis conferências manuais, automatiza os cálculos de horas e reduz o tempo dedicado às tratativas de ponto.
5) Relatórios automatizados em Tempo Real
Você gostaria de ter todos os cálculos para a fechar a folha de pagamento prontos em poucos minutos? Com um software especializado no controle de ponto isso é possível, com apenas dois cliques dá para gerar relatórios de forma automatizada. Além disso, a tecnologia elimina o risco de eventuais erros de digitação ou compreensão das informações. Como os relatórios também são essenciais para analisar a saúde da organização e embasar a tomada de decisões é primordial que sejam gerados de maneira ágil e com dados atualizados.
6) Transparência nas relações profissionais
A tecnologia também contribui para aumentar a transparência das relações profissionais, algo essencial quando existem colaboradores externos à organização. Com o controle de ponto externo feito via tecnologia, a relação entre colaborador, empresa e RH se torna mais clara, uma vez que todas as informações ficam disponíveis para o acompanhamento em tempo real. Isso reduz as cobranças para o preenchimento de formulários, envio de dados ou levantamento de informações, pois tudo está acessível para colaboradores, gestores e RH.
7) Redução e previsibilidade de custos
Por fim, o uso de um software especializado na gestão de ponto externo também contribui para redução de custos e planejar o caixa mensal efetivamente. O grande diferencial da tecnologia é identificar gastos com horas extras e os famosos gastos invisíveis, custos que existem mas não são fáceis de identificar e medir. Isso ocorre muito na construção civil. E, se a empresa não faz o acompanhamento em tempo real da jornada de trabalho dos colaboradores, o risco de estourar o limite de horas extras é alto e isso representa um impacto significativo na folha de pagamento da empresa.
Com a informação na palma da mão os líderes e o próprio RH têm uma visão ampla e real, que permite gerir efetivamente o banco de horas e as horas extras diárias, programando assim compensações de horas, por exemplo. A confiabilidade dos registros de ponto também aumenta e a empresa passa a pagar somente as horas que foram efetivamente trabalhadas. Vale ressaltar que a solução fornecida pela Ahgora atende escalas flexíveis, inclusive de plantões.
A tecnologia é a melhor alternativa para aperfeiçoar o controle de ponto externo na sua empresa. Além disso, melhora a gestão e contribui para a tomada de decisões assertivas e de forma estratégica, baseadas em informações reais. Todos os aspectos que citamos acima são contemplados pelas soluções fornecidas pela Ahgora. Solicite uma demonstração das aplicações e escolha a que melhor atende a necessidade da sua empresa. Descomplique a sua gestão de horas.
