A implantação do eSocial, que desde 2015 já está em funcionamento para os empregados domésticos, agora passa a valer também para as demais categorias e traz mudanças significativas para as empresas. A nova dinâmica de envio de informações relativas aos colaboradores para o governo tem o objetivo de desburocratizar e simplificar esse processo.
Manter os processos internos bem estruturados e organizados torna a adaptação mais fácil. Uma das maiores dificuldades no relacionamento entre empresa e profissional de contabilidade é obter as informações necessárias de forma rápida e segura para evitar multas ou outras penalidades.
Sem a ajuda da tecnologia, essa tarefa se torna complexa. Além dos softwares especializados no envio das obrigações fiscais e regulatórias, as soluções voltadas ao RH também contribuem para simplificar esse processo. Ter acesso fácil e confiável a informações relativas ao cadastro dos funcionários, admissões, afastamentos, desligamentos e gastos com a folha de pagamento é um ponto fundamental para garantir uma migração tranquila e segura.
Como funciona a implantação do eSocial
A implantação do eSocial tem acontecido desde o início de 2018 em etapas, com datas diferentes de acordo com o faturamento e natureza (Privada ou pública) da empresa. Depois de estar totalmente em funcionamento, o novo sistema reunirá informações de mais de 44 milhões de trabalhadores. Fique por dentro de cada uma das etapas e o que deve ser enviado:
Fase 1
Prevê apenas o envio das informações relativas à empresa, como cadastro de empregador e tabelas.
Fase 2
As empresas são obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas, também chamados de eventos não-periódicos, como admissões, afastamentos e desligamentos. Os eventos não-periódicos podem gerar os principais problemas, principalmente com relação à qualificação cadastral. Os dados precisam estar de acordo com os cadastros oficiais, sob pena de a empresa não conseguir completar o documento.
Fase 3
Torna-se obrigatório o envio da folha de pagamento.
Fase 4
Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada. Para que a empresa consiga avançar no sistema, a obrigatoriedade descrita na fase 3 (folha de pagamento) tem de estar correta.
Fase 5
Nesta etapa devem ser enviados os dados relativos à segurança e à saúde do trabalhador, porém, será implantada só em 2019.
3 passos para simplificar a adaptação ao processo
Com a implantação do eSocial, as informações deverão ser prestadas quase que em tempo real. As organizações devem ter cuidado sobretudo com os tipos de eventos trabalhistas e os prazos de envio à plataforma do governo. Os dados relativos a admissões, faltas, afastamentos, atestados de saúde, aviso de férias, acidentes de trabalho, demissões e reintegrações precisam estar corretos e devem ser disponibilizados conforme o calendário previsto.
Quanto mais cedo as empresas investirem em soluções tecnológicas e na automatização de processos internos, mais natural e fácil será a mudança. E apesar do endurecimento das regras, algumas atitudes podem simplificar essa adaptação. Veja abaixo algumas práticas que ajudam nessa adequação:
Manter os processos internos organizados
As informações que serão encaminhadas ao eSocial precisavam ser registradas pelas empresas em diferentes datas e meios, alguns deles ainda em papel. Ou seja, o conteúdo é o mesmo, o que muda é a forma de envio. A digitalização requer, no entanto, que as empresas estejam adaptadas a esse novo modelo. Como antes algumas dessas declarações eram entregues manualmente, a análise ficava prejudicada e os prazos eram muitas vezes flexíveis.
No novo sistema, os envios fora da data acarretam multas e outras penalidades. Se por um lado esse modelo facilita a fiscalização por parte do governo, por outro exige que as organizações tenham processos ainda mais estruturados. Os softwares de gestão de pessoas e controle de ponto eletrônico são uma ótima alternativa nesse sentido. Eles permitem manter as informações seguras e atualizadas, desde os dados de múltiplas unidades, perfis de usuários e escalas e jornadas distintas.
Otimizar o fechamento da folha de pagamento
Prevista na terceira fase do eSocial, a folha de pagamento é um dos documentos mais importantes de uma empresa, onde constam informações detalhadas referentes às remunerações dos colaboradores. Embora não seja uma atividade nova na rotina do RH, o fechamento algumas empresas ainda demandam tempo considerável da equipe responsável. Este tempo pode ser reduzido a menos da metade ao contar com ferramentas que apoiem este processo, facilitando a captura e tratativa do ponto, bem como automatizando cálculos – quando realizados na “mão” demandam muito tempo e podem gerar risco de inconsistências e erros.
Imagine poder fechar a folha de pagamento em poucos minutos, de forma segura e com informações corretas? Atualmente existem aplicações que tornam isso possível. Um exemplo são as ferramentas de gestão de ponto. Entre outros benefícios, entregam informações em tempo real, o que possibilita fazer uma gestão efetiva e prever gastos com horas extras antes de fechar o mês. A tecnologia ainda elimina o risco de eventuais erros de digitação ou ilegibilidade das informações.
Acesso às informações em tempo real
A nova forma de prestar informações trabalhistas exige das empresas um acompanhamento ativo da gestão de colaboradores. É preciso documentar e detalhar qualquer nova contratação, a jornada de trabalho das equipes, qual o gasto com colaboradores e se houve algum afastamento. Fazer isso de forma manual, principalmente em grandes organizações, é praticamente impossível.
Um software em nuvem é fundamental para atender esses requisitos. O sistema permite visualizar informações em tempo real, tornando a gestão mais efetiva. O RH passa a ter acesso a informações consistentes e atualizadas e consegue passar rapidamente esses dados para a empresa de contabilidade. O acompanhamento online também reforça a confiabilidade das informações. Tudo está lá, no sistema, e não em papel ou planilhas offline.
Quer entender melhor como a tecnologia voltada ao RH ajuda as empresas a ficarem em dia com suas obrigações fiscais e trabalhistas? Fique atento ao nosso blog e acesse nossos materiais educativos.
