Você tem 5 minutos para ler este post? É provável que muitas pessoas respondam que não têm, mas vamos insistir porque iremos apresentar dicas relevantes sobre a gestão do tempo. Neste post desvendaremos porque algumas pessoas se organizam melhor e executam mais atividades em um único dia do que outras. Você ainda vai conhecer algumas técnicas e métodos para gerenciar o tempo da melhor forma.
Vilões do tempo no ambiente corporativo
O ambiente corporativo tem alguns vilões de tempo e produtividade. Uma pesquisa desenvolvida numa empresa americana do segmento de softwares apontou que os colaboradores dedicavam somente 39% do expediente ao trabalho. Ou seja, 61% do tempo foi considerado improdutivo. Alguns vilões (muito conhecidos de todos) podem ser os responsáveis por esse rendimento abaixo do esperado: as reuniões, a gestão de e-mails e as atividades operacionais.
Uma reportagem da Exame apontou uma estimativa de tempo dedicado as atividades que roubam a produtividade. Considerando os percentuais descritos abaixo, 48% do expediente é destinado para atividades secundárias, que em geral não são a prioridade (salvo em casos específicos). Confira as estimativas e reflita se na sua empresa também é assim:
- 21% do tempo é consumido em reuniões;
- 16% do tempo é dedicado à gestão de e-mails;
- 11% do tempo é absorvido em tarefas administrativas.
A gestão do tempo feita de forma inadequada vai muito além da baixa performance no trabalho. Além de ficar sobrecarregado o profissional também pode ter problemas como: estresse, desmotivação e ansiedade. Isso sem falar que fica mais exposto aos erros na execução das demandas.
Como fazer a gestão do tempo de forma eficiente
Como gestão do tempo é uma pedra no sapato de muita gente, existem diversos métodos e técnicas que auxiliam na organização das atividades.
Para aumentar a produtividade e ter uma equipe de alta performance é imprescindível investir em práticas relacionadas à gestão do tempo. Um bom começo é identificar quais são os principais empecilhos que prejudicam a rotina no ambiente de trabalho. Partindo dessas informações é possível promover uma mudança de hábitos a fim de alcançar resultados melhores.
Elabore um diagnóstico inicial
Fazer a gestão do tempo é um verdadeiro desafio, mas quando você tem controle sobre as demandas fica mais fácil gerenciá-las. Confira abaixo algumas dicas para começar administrar melhor o tempo no trabalho.
- Liste todas as suas atividades ou da equipe;
- Visualize tudo o que precisa ser feito no início do expediente;
- Defina o grau de importância de cada atividade (e quem irá executar cada coisa);
- Dedique mais tempo ao que é mais importante;
- Gerencie os imprevistos considerando os prazos para a execução.
Partindo dessa lista básica é possível estabelecer metas individuais ou coletivas e planejar rotinas diárias ou, quando necessário, períodos maiores de execução. Outra dica interessante é rastrear o tempo dedicado em cada atividade e depois mensurar a produtividade dos colaboradores e equipes. Com base nessas informações fica mais fácil gerenciar o tempo das reuniões ou bloquear a agenda para resolver uma prioridade.
3 técnicas e métodos para a gestão do tempo
Como gestão do tempo é uma pedra no sapato de muita gente, existem diversos métodos e técnicas que auxiliam na organização das atividades. Vamos apresentar três opções e sugerimos escolher a que tiver mais afinidade com você ou seu time.
GTD
O método Getting Things Done é popularmente chamado de GTD e o seu propósito é fazer as coisas acontecerem por meio do foco em objetivos. Tudo o que possa impedir a execução de uma atividade deve ser eliminado. O GTD segue cinco etapas que são: Coletar > Processar > Organizar > Executar > Rever. Seguindo essa lógica é possível aumentar a produtividade no trabalho.
Matriz GUT
A matriz GUT é baseada em três aspectos: Gravidade, Urgência e Tendência. Sua aplicação consiste em atribuir notas de 1 a 5 para cada uma das demandas e começar a execução a partir das notas mais altas. Os critérios para classificação das demandas e gestão do tempo são os seguintes:
Gravidade
1 – Sem gravidade;
2 – Pouco grave;
3 – Grave;
4 – Muito grave;
5 – Extremamente grave;
Urgência
1 – Pode esperar;
2 – Pouco urgente;
3 – Resolver rapidamente;
4 – É urgente;
5 – Ação Imediata;
Tendência
1 – Não mudará;
2 – Irá piorar a longo prazo;
3 – Irá piorar;
4 – Irá piorar em pouco tempo;
5 – Irá piorar rapidamente;
Pomodoro
Essa técnica é inspirada nos timers de cozinha, também chamados de “pomodoro”. A ideia é intercalar períodos de foco total, com intervalos para descanso. O objetivo é melhorar a agilidade do cérebro para a resolução das demandas. O tempo sugerido é 25 minutos de ação e 5 minutos de pausa. A cada bloco desses a recomendação é fazer um intervalo de 15 minutos de descanso. Existem sites e aplicativos específicos para auxiliar nos períodos de concentração, notificar sobre as pausas e simplificar a gestão do tempo.
Agora que você já conhece algumas técnicas de gestão do tempo é hora de começar a administrar melhor as demandas do dia a dia. O timesheet é um grande aliado no começo, enquanto você estiver mensurando as atividades e o tempo dedicado a cada uma. Inclusive, a Ahgora disponibiliza uma ferramenta de apontamento de horas integrada ao sistema de ponto eletrônico. É uma alternativa mais fácil e eficaz para começar a gerenciar o tempo nas empresas.
Se você gostou deste artigo sugerimos também a leitura do post “Como aplicar o modelo timesheet e quais as vantagens do apontamento de horas“.
