A comunicação interna é um fator determinante para qualquer empresa. Pois é a partir dela que a cultura organizacional é transmitida ao público interno e externo.
Além disso, existem vários outros aspectos importantes que dependem diretamente da comunicação interna, um deles é o engajamento. No entanto, existe uma dúvida muito comum nas empresas: quem é responsável pela comunicação interna?
Este post vai ajudar você a entender melhor qual é o papel do RH (e dos demais setores) para uma comunicação interna eficiente.
O propósito da comunicação interna
O primeiro passo, antes de definir as responsabilidades, é compreender o propósito da comunicação interna e como ela funciona. Para isso é fundamental compreender que a comunicação não é uma via de mão única. Portanto, a empresa deve falar, mas também precisa estar disposta a ouvir. Esse é um dos principais aspectos de uma comunicação eficiente.
Sendo assim, a recomendação para uma comunicação interna eficiente é dar voz ao colaborador e torná-lo protagonista. Você vai perceber que quando isso acontece o colaborador passa a se identificar mais com a organização. E, ao mesmo tempo em que fala, ele também se torna um ouvinte melhor. Isso torna as relações profissionais mais transparentes e o resultado é uma comunicação interna que realmente funciona.
Mas, antes de a organização começar a transmitir sua mensagem e ouvir os colaboradores é preciso estabelecer alguns processos e definir canais para que a comunicação aconteça. É aí que o RH entra, o setor tem um papel fundamental na promoção do diálogo.
O papel do RH na comunicação interna
Algumas empresas acreditam que a comunicação interna é uma responsabilidade do RH, outras pensam que esta é uma atribuição da comunicação. A verdade é que a comunicação interna é um compromisso de toda a organização, principalmente das lideranças. No entanto, como o RH costuma ser o principal ponto de conexão entre a empresa e o colaborador tem mais facilidade para assumir e conduzir a comunicação interna nas organizações.
O RH também é um setor que possui mais proximidade com a direção da empresa, por isso é natural que se torne um porta-voz da mensagem que a organização deseja transmitir. Mas, vale ressaltar que, cabe ao RH alinhar o discurso da organização, para que o que for comunicado tenha real afinidade com a cultura e o que é praticado no dia a dia da empresa.
O papel do RH também é capacitar as lideranças para auxiliarem na comunicação interna. Quantos gestores e líderes da sua empresa são comunicadores por formação? Provavelmente a grande maioria não é. Portanto, é natural que não sejam experts em comunicação. Então, cabe ao RH identificar as dificuldades e orientar os profissionais para potencializar a comunicação interna.
Dica de mestre: Para incentivar essas competências, você pode baixar nossa Planilha de Planejamento de RH. Lá você encontra o modelo de plano de desenvolvimento para a empresa e também um calendário para ações de endomarketing.
5 passos para estruturar a comunicação interna na sua empresa
Para uma comunicação interna eficiente é fundamental traçar um planejamento, com ações que serão executadas ao longo de um período. Assim também é mais fácil envolver outros setores, orientar as lideranças e conquistar mais engajamento nas ações. Listamos abaixo cinco passos básicos para estruturar as ações de comunicação interna na sua empresa. Confira:
1 Faça um levantamento de datas relevantes para a organização
A sugestão é reunir todas as datas importantes para a empresa e que tenham afinidade com o seu ramo de atuação. Lembre-se de incluir no seu levantamento a data de fundação da empresa e outros marcos relevantes para a organização. Também é importante incluir campanhas marketing que estejam sendo planejadas e até eventos que serão organizados ou patrocinados pela empresa.
2 Pesquise referências de ações
Depois de feito o levantamento, o passo seguinte é fazer um esboço com possíveis ações. Você pode pesquisar referências por data, tema ou mesmo segmento de atuação. Lembre-se de envolver outros setores e as lideranças, todos podem contribuir com alguma sugestão ou mesmo enviando referências. Inclusive, toda a estruturação deste planejamento pode ser coordenada pelo RH, mas desenvolvida em parceria com outros setores. Você pode fazer desde reuniões, até e-mails ou mesmo formulários online. Use o que for mais adequado ao dia a dia da sua organização.
3 Alinhe as ações com a estratégia da empresa
Com esses levantamentos em mãos é hora de fazer um alinhamento com a cultura e estratégia da empresa. Vale ressaltar que muitas datas podem ser usadas para conscientizar os colaboradores sobre algo, como é o caso do Outubro Rosa e do Novembro Azul. Quer outro exemplo? Digamos que a sua empresa seja do ramo de TI e tem um projeto de ensinar linguagens de programação para mulheres. Este pode ser um gancho para a mensagem que será transmitida no mês de março, quando é comemorado o dia da mulher. Viu como é possível fugir de uma comemoração comum para algo mais amplo, que transmite um propósito.
4 Estruture o planejamento
O próximo passo é estruturar o planejamento, descrevendo o plano de ação para cada mês do ano. Lembre-se de destacar a integração com atividades previstas por outros setores e até mesmo com representações como a CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes). A partir deste planejamento será bem mais fácil desenvolver toda a comunicação interna, pois ele será o fio condutor das mensagens. Importante: alguns pontos devem obrigatoriamente aparecer no planejamento, são eles a ação, os canais de divulgação, os envolvidos e o investimento necessário.
5 Defina e aprove um orçamento
Depois de tudo pronto é hora de apresentar para a direção da empresa e aprovar o orçamento para colocar tudo em prática. Esta etapa costuma despertar um pouco de receio, porque geralmente o RH não tem um orçamento específico para campanhas internas. Neste caso, a sugestão é usar a criatividade e recorrer ao próprio público interno. Descubra as habilidades dos colaboradores e quais seus interesses, quem sabe tem um professor de educação física na equipe, que pode fazer um dia de ginástica laboral para o grupo. Outra sugestão é buscar o auxílio de parceiros, como o fornecedor de vale-refeição, do plano de saúde e até outras marcas.
Mesmo que sejam necessários alguns ajustes no planejamento de comunicação, o fato de seguir essas etapas sem dúvida já é um grande avanço. A partir disso, o RH pode buscar o auxílio de outros setores, tanto para a execução, quanto para a divulgação das ações. Lembre-se: quanto mais o RH envolver a equipe, melhores serão os resultados. Resumindo, o papel do RH na comunicação interna é este: conduzir os processos, mas sempre contando com o auxílio de outros setores e colaboradores.
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