A Brayner é uma empresa especializada em ambientes de Tecnologia da Informação e Comunicação. Atua no mercado desde 1996 em vários segmentos como Indústria, Comércio, Óleo & Gás, Saúde e Finanças. Atende principalmente nos segmentos de infraestrutura de TIC, e outsourcing em soluções de comunicação.
Atualmente, a Brayner conta com trinta funcionários ao todo, sendo que vinte deles trabalham alocados em obras. Essa situação trazia desafios para a empresa, que necessitava de um sistema que garantisse a confiabilidade da batida de ponto, sobretudo àquelas que eram realizadas fora do escritório.
Confira agora como a Brayner conseguiu aumentar a eficiência na gestão de ponto de seus colaboradores:
Antes do Ponto Eletrônico
A Brayner realizava o controle de ponto por meio de papeletas, com a necessidade de que os funcionários as preenchessem e entregassem aos responsáveis no final do mês, com todos os dados exatos de entrada e saída do trabalho. No entanto essa rotina não ocorria como o previsto. Nem sempre os colaboradores conseguiam lembrar os horários corretos, o que era um obstáculo ao registro das batidas.
O uso de papeletas não conseguia contemplar às necessidades dos envolvidos com o processo de batida de ponto, havendo sempre dificuldades pontuais. Como existem obras em vários estados, havia um aumento de custo e de pessoal disponível com relação à logística dos procedimentos.
Não havia mobilidade, pois era necessário que alguém do escritório fosse até o canteiro de obras para levar e trazer as papeletas, havendo riscos de extravios. E, muitas vezes, era necessário enviar novamente o responsável pelas folhas até a obra, porque o preenchimento não era feito da forma correta.
De acordo com Tatyane Freitas, analista de Recursos Humanos da Brayner, essas situações em conjunto poderiam trazer algum problema jurídico para a empresa, pois havia certas lacunas para os funcionários questionarem os procedimentos. A batida de ponto era algo tão complexo, que às vezes até os gerentes das obras se esqueciam de alguns detalhes, dificultando as análises e tratamento das planilhas pelo RH.
Tatyane Freitas, do RH, com os funcionários do cabeamento, que foram grandes beneficiados com as soluções Ahgora.
Essa situação correspondia ao apanhado de desafios enfrentados pela Brayner com a gestão de pessoas diariamente, cenário que não se equipara aos anseios de uma organização que tem como parceiros a HP e a Samsung.
O desafio relacionado à complexidade do antigo sistema de ponto adotado sempre apontava que era necessária a busca por uma solução que realmente permitisse a gestão dos colaboradores, com uma visão ampla do processo.
Sendo assim, algumas empresas chegaram a ser contatadas durante a pesquisa por uma nova solução, porém foi constatado que a relação custo-benefício não compensava. Além dessas prestadoras de serviço não oferecerem uma alternativa online – o que dificultaria a batida de ponto no canteiro de obras –, os valores não eram atrativos.
Foi então que Tatyane Freitas se deparou com a solução da Ahgora. Ao realizar pesquisas sobre o assunto na internet, ela clicou em um link e notou as possibilidades mais amplas que a empresa oferecia.
Segundo a analista de Recursos Humanos, algumas das características do cloud computing, como a possibilidade de integração com o sistema do contador, foi algo que “brilhou em nossos olhos”, referindo-se ao entusiasmo de sua equipe ao perceber o diferencial da nova solução em relação ao que tinham pesquisado anteriormente.
A implantação do Sistema de Ponto Eletrônico
A plataforma adotada foi o Sistema Eletrônico de Ponto – Ahgora PontoWEB, solução online que dispensa a instalação de equipamentos. Esse produto foi o mais adequado porque o colaborador pode realizar as batidas na própria obra usando a plataforma mobile, em smartphones e tablets. Essa versão permite, sob uma interface totalmente intuitiva, que todos os procedimentos sejam realizados sem complicação. Com esse sistema é possível inclusive que se utilize o Leitor Biométrico Ah01, diminuindo o custo em relação aos registradores tradicionais.
O procedimento de implantação foi resolvido rapidamente, já que o sistema é homologado e não há necessidade de instalação, levando ao todo dois meses para que a equipe se adaptasse completamente à nova solução de ponto.
A fim de facilitar a implantação e explicação dos procedimentos, Tatyane Freitas elaborou uma cartilha própria da Brayner. Nela, esmiuçou o funcionamento do sistema para todos os funcionários de acordo com as necessidades e regras internas da empresa. A Ahgora colaborou nesses procedimentos com o contínuo suporte em todas as solicitações de dúvidas que surgiram durante o processo.
Resultados Gerados
De acordo com Tatyane Freitas, os maiores benefícios gerados pelas soluções Ahgora foram o aumento de segurança jurídica e a centralização das informações pela gestão de dados online. Com o sistema homologado não haverá problema com o registro de ponto e não acarretará em imprevistos para a empresa caso recebam visitas de órgãos fiscalizadores.
Com relação à centralização das informações, o controle dos dados gerados foi otimizado, e os imprevistos com rasuras e possíveis extravios relacionados aos complexos procedimentos de logística cessaram. Isso evitou inclusive problemas com tratamentos de dados pertinentes à faltas, atrasos ou horas extras.
De acordo com Tatyane Freitas, “houve aproximadamente 40% de economia na folha de pagamento, pois os funcionários chegavam a dobrar o salário com o valor das horas extras”. Ainda, segundo ela “houve uma considerável redução no tempo da análise dessas horas extras, pois dependíamos do envio das informações, além da conferência e organização, a fim de que fossem enviadas ao contador para que ele rodasse a folha de pagamento”.
A simplificação dos procedimentos possibilitou um retorno de investimento imediato, principalmente porque os colaboradores das obras não precisam mais gastar o tempo escrevendo nas papeletas, e isso facilita a conferência e o tratamento dos dados pelo Departamento de Recursos Humanos.
O que achou dessa experiência?
