A Emecinco presta serviços nas áreas de Contabilidade e de Consultoria Empresarial, atuando em várias frentes: nas áreas fiscal, contábil e departamento pessoal. A empresa está há mais de 30 anos no mercado, com uma média de 700 clientes em Pernambuco, que são atendidos por três unidades no estado, nas cidades de Recife, Moreno e Caruaru. Atualmente conta com 110 colaboradores, sendo 15 externos.
Confira como a Emecinco conseguiu aumentar a confiabilidade em seu sistema eletrônico de ponto e centralizar as informações de forma totalmente acessível e transparente.
Antes do Ponto Eletrônico
O grande desafio da Emecinco era conseguir uma solução de ponto eletrônico que não oferecesse restrições no momento dos registros e no tratamento do ponto. Esse tipo de situação causava uma série de dificuldades quanto a verificação, já que a fidelidade da batida ficava questionável com relação à presença do colaborador no local e no momento da mesma. Basicamente, caso os funcionários necessitassem realizar tarefas fora do escritório, não havia uma forma confiável de confirmação da presença.
De fato, havia uma série de complicações. De acordo com Cléo Carvalho, responsável pela gestão de Recursos Humanos na empresa, o antigo ponto utilizado era uma plataforma que não permitia uma visão analítica dos processos relativos às necessidades de um setor de RH. Além disso, a centralização e a obtenção ágil de informações relevantes eram inviáveis, já que o sistema não era hospedado em cloud (nuvem). Por conta dessa barreira, os procedimentos de abastecimento da plataforma eram complexos e ineficientes.
As dificuldades na conferência da localização do funcionário no momento da batida de ponto também podem ser elencadas. Era um procedimento completamente inviável, já que era uma solução incompleta e estava longe de oferecer recursos avançados, como a geolocalização por meio de registro por smartphone, de acordo com Cléo Carvalho. Além das questões envolvendo a tecnologia, a assistência técnica não atendia adequadamente e com rapidez as demandas da Emecinco.
A implantação do Sistema Eletrônico de Ponto
Devido às complicações fornecidas pelo sistema do relógio de ponto, solicitou-se aos profissionais de Tecnologia da Informação que procurassem uma solução que efetivamente se adequasse às necessidades da Emecinco.
Essa demanda gerou a procura por um sistema completo de gestão de ponto. A busca foi realizada de várias formas, quando da procura pela flexibilização do gerenciamento dos REPs com um sistema mais eficiente que o atual. Por meio do contato com profissionais da área de TI, fora indicada a solução da Ahgora.
A centralização dos dados por meio do cloud computing e a acessibilidade proporcionada pelas soluções da Ahgora foram o grande diferencial em relação às outras soluções pesquisadas.
Para a realização das adaptações necessárias foram solicitadas três soluções da Ahgora, que permitiram, dentre outras possibilidades, o armazenamento em nuvem e a checagem da batida de ponto a distância pelos colaboradores e gestores. Confira algumas das soluções:
- Ahgora PontoWEB. Essa é uma das soluções de ponto eletrônico da Ahgora. Com ela é possível capturar batidas de ponto de relógios, tablets e celulares. Permite a gestão de dados de qualquer lugar em tempo real. Com um único acesso é possível obter as informações sobre todos os dados dos funcionários e a realização do tratamento de todas as batidas, sabendo o número exato de horas extras. Outra vantagem a ser elencada nessa solução é que tudo permanece armazenado em servidores extremamente seguros, com uma rotina de backups e protegida de ataques virtuais;
- Ahgora Mobile. Essa é uma solução específica para a utilização em smartphones ou tablets. É um aplicativo que informa a localização do funcionário no momento da batida de ponto. Com este recurso também é possível acompanhar o andamento de contratos e controlar horas extras em tempo real;
De acordo com Cléo Carvalho, as soluções levaram cerca de um mês para serem adotadas, não havendo problemas de implantação ou de adaptação com a nova abordagem de gestão de pessoas. Além disso, a Ahgora promoveu treinamentos com os principais profissionais envolvidos nos processos de implementação.
Resultados
De acordo com Cléo Carvalho, os principais benefícios obtidos com a utilização dos serviços prestados pela Ahgora estão relacionados ao aumento da segurança jurídica e em relação à integração online dos dados.
É interessante reforçar que antes da adoção das soluções Ahgora era necessária uma disponibilidade muito maior por parte dos envolvidos com a gestão de pessoas. Era preciso que os dados fossem obtidos de cada relógio via relatório e depois precisavam ser digitados, um a um, dentro da plataforma que o RH utilizava. Isso ocorria porque não havia integração, “o sistema era muito simples”, conforme relatou Cléo Carvalho.
Com as soluções da Ahgora foi possível a redução de custos em 50%, e a tratativa de ponto passou a ser finalizada sempre com um dia de antecedência em relação aos prazos de execução anteriores.
Várias questões podem levar uma empresa a mudar o seu posicionamento em relação a um produto adquirido. Algumas vezes pode ser o atendimento que não supre as suas necessidades, em outras pode ser a experiência de uso que não foi como esperado ou ainda por questões técnicas, quando a solução é realmente restrita.
A Ahgora tornou-se parceira da Emecinco justamente para suprir todas essas necessidades, automatizando processos, garantindo segurança jurídica e permitindo disponibilidade e transparência entre RH, gestores e colaboradores.
Faça como a Emecinco, vem pra nuvem!
