Você sabia que o Brasil está entre os países que mais gastam com o funcionalismo público? Cerca de 13,1% do PIB brasileiro é destinado aos servidores públicos. Na França esse percentual é de 12,9%, e em Portugal 11,3%. Os dados são do Banco Mundial e foram divulgados em reportagem da Folha de S. Paulo. O desafio dos gestores públicos é como reduzir custos com horas extras e enxugar a folha de pagamento no serviço público, sem reduzir a qualidade de atendimento.

Este artigo vai ajudar você a identificar eventuais falhas nos relatórios de ponto, no registro da jornada de trabalho e até mesmo no fechamento da folha. Mas também apresentaremos alternativas eficientes para ajudar a reduzir os custos com horas extras e aumentar a produtividade nas unidades de trabalho ou repartições públicas.

O relatório de ponto que você utiliza é confiável?

A primeira atitude que o RH deve ter para reduzir custos com horas extras é analisar o registro de jornada de trabalho dos servidores públicos. A dúvida que surge é: o relatório de ponto que você utiliza é realmente confiável?

Quando o registro é feito manualmente, existem diversos fatores que podem colocar em risco a confiabilidade e segurança das informações. Alguns exemplos são: extravio, rasuras e informações incorretas. Isso sem falar nas trabalhosas tratativas de ponto, que muitas vezes o servidor nem lembra mais o motivo da inconsistência.

A melhor alternativa para evitar esses riscos é o ponto eletrônico. Por ser um processo automatizado, desde o registro de jornada até as tratativas de ponto, o controle é mais eficiente. O RH passa a trabalhar com informações precisas, sem o risco de cometer erros de conferência e com a garantia de que os registros realmente condizem com o que foi feito.

Leia mais: Horas extras e banco de horas: Tudo o que você precisa saber

Saiba como acompanhar a jornada de trabalho em tempo real

Quando o RH acompanha em tempo real a jornada de trabalho dos servidores consegue ter mais previsibilidade e reduzir custos com horas extras. Por isso, optar por um software de gestão de ponto eletrônico se torna imprescindível para o uso eficiente dos recursos públicos.

Dentre os órgão públicos, os hospitais e postos de saúde estão entre os que mais enfrentam dificuldades para fazer o registro de presença dos colaboradores. O resultado são prejuízos imensos, como o do Hospital Universitário de Florianópolis que chegou a ter uma dívida de quase 36 milhões.

A solução foi implantar um sistema de ponto eletrônico para evitar possíveis fraudes na frequência dos servidores. Com isso, o RH passou a acompanhar em tempo real,quais eram os profissionais que estavam efetivamente trabalhando. Além de monitorar o cumprimento do horário de trabalho, também ficou mais fácil reduzir custos com horas extras (principalmente nos casos em que o profissional não trabalhava, mas recebia a mais).                                                                 

 Leia também: Controle de Ponto: tudo que a sua empresa precisa saber

Como reduzir custos com horas extras na gestão pública?

A resposta para essa pergunta é tão simples, quanto colocá-la em prática: automatizando! A gestão manual da jornada de trabalho impede que o RH acompanhe a rotina dos servidores em tempo real. Por outro lado, com o auxílio da tecnologia é muito simples monitorar os índices de assiduidade. Esses indicadores analíticos permitem inclusive acompanhar postos de trabalho geograficamente distantes.

Listamos abaixo as principais vantagens de usar as aplicações da Ahgora e como elas promovem a redução de custos com horas extras:

O que a administração pública precisa fazer?

O papel da administração pública na redução de custos é buscar ferramentas que automatizam os processos. Essa medida vai aumentar a produtividade das equipes e tornar a gestão pública mais célere.

No que diz respeito ao monitoramento da jornada de trabalho dos servidores é imprescindível acompanhar os dados em tempo. A Ahgora possui diversas aplicações que são fáceis de usar e permitem acompanhar informações estratégicas sobre presença e produtividade dos servidores.

O que os servidores precisam fazer?

Os servidores precisam ter seus direitos garantidos. Isso inclui o cumprimento das Portarias 1510 e 373. Com o ponto eletrônico os profissionais não precisam se preocupar em fazer apontamentos manuais para comprovar o cumprimento da jornada de trabalho. Basta registrar as entradas e saídas no equipamento de ponto escolhido pelo órgão onde está lotado.

Com um software especializado os servidores também ganham mais autonomia para acompanhar seu espelho de ponto em tempo real e em qualquer lugar. Essa gestão compartilhada aumenta a transparência das relações profissionais.

O que os contribuintes precisam fazer?

A obrigação dos contribuintes é exigir que os recursos públicos sejam bem administrados. Buscar meios de como reduzir os custos com horas extras é um exemplo. Uma prefeitura pode economizar de 3% a 8% da folha de pagamento quanto acompanha os custos de projetos e horas extras. Com isso, sobra mais recursos para investir na qualidade dos serviços prestados.

Resumindo, a tecnologia é a melhor alternativa para reduzir os custos com horas extras na gestão pública. Se você ainda tem dúvidas sobre isso, sugerimos a leitura do eBook: “Como um sistema eletrônico de ponto pode reduzir custos em tempos de crise”. Continue acompanhando nosso blog e se desejar envie sua sugestão de pauta.