O Brasil tem hoje mais de 12 milhões de desempregados, o que representa um crescimento de 3,8% em um ano, sobretudo em função da instabilidade econômica do país. Este dado demonstra que as empresas estão enxugando o quadro de funcionários e buscam otimizar a estrutura.
Neste cenário, torna-se necessário uma gestão de pessoas eficientes nas organizações, uma atividade que requer ainda mais trabalho do departamento de Recursos Humanos. O setor é responsável não apenas pela gestão de ponto dos colaboradores, mas também por todo o treinamento dos funcionários. Com o objetivo de aumentar a produtividade e a eficiência da área de RH e garantir a segurança jurídica da empresa, apostar em tecnologias mais modernas para realizar o registro do ponto dos funcionários é um grande diferencial.
Além disso, o investimento em software na área de RH é um dos grandes trunfos para aumentar a produtividade, evitar erros, reduzir custos com a folha de pagamento e garantir a segurança jurídica. Veja a seguir alguns exemplos de situações em que há benefícios com esse modelo de gestão e a adoção de sistemas de RH.
1 – Controle mais eficiente de horas extras
Em tempos de crise, é fundamental o controle preciso das horas extras. Optando por um software de RH que tenha um sistema de gestão de ponto, é possível controlar em tempo real as horas extras do funcionário e buscar uma redução ainda no mês vigente, antes de concluir a folha de pagamento.
Além de atender uma obrigatoriedade imposta pela CLT, em termos de jornada de trabalho, a informatização permite um maior controle sobre o sistema de ponto do funcionário. Isso facilita o trabalho do RH, pois permite identificar as horas extras com precisão.
2 – Análises em tempo real
Não são apenas as horas extras que podem ser vistas em tempo real com a utilização de um software de RH eficiente.
Também é possível avaliar diariamente, em tempo real, informações importantes para a área de Recursos Humanos de uma empresa, como relatórios de turnover, absenteísmo, horas extras, frequência etc. Ao mesmo tempo, descarta a necessidade do uso de papel para o registro do ponto e permite que o RH, alocado na matriz, por exemplo, acesse instantaneamente as informações de colaboradores em todas as filiais da empresa.
Desta forma, os gestores podem tomar decisão de forma rápida e assertiva, seja para chamar a atenção de um funcionário com alto índice de ausência da empresa, ou mesmo para identificar a necessidade de contratação de um novo talento.
3 – Gerar economia
Sem dúvida que entre os principais benefícios de um software de RH, que auxilia na gestão, está a economia potencial a ser gerada, a agilidade no trabalho e a emissão de relatórios precisos. Além disso, traz outras vantagens como automatização de processos manuais, o que reduz o tempo destinado a certas atividades e libera o profissional de RH para se dedicar a atividades estratégicas e evita erros de cálculos das horas dos funcionários. Também gera maior segurança nas informações, reduz o retrabalho e, consequentemente, aumenta a produtividade do setor.
Uma ação simples, que pode ser melhorada com um sistema desses, é o gerenciamento de compra de refeições para funcionários que trabalham em uma obra, na construção civil. Ao optar por um software de ponto eletrônico, por exemplo, que se comunica com os relógios-ponto, a empresa passa a ter acesso de forma fácil e em tempo real dos colaboradores que registraram a presença no dia. Com base nesses dados a empresa pode comprar a quantidade correta de almoços, o que evita desperdício e gastos sem necessidade.
Além disso, com um sistema de ponto, por exemplo, o gestor de RH consegue automatizar os cálculos de folha, reduzindo o tempo que a equipe dedica a essa atividade – e possíveis custos com horas extras. Dica: veja como o O Boticário obteve grandes resultados e economia com a adoção de um sistema eletrônico de batida de ponto.
4 – Centralização da informação
O uso da tecnologia também traz o beneficio da centralização de informações. Isso facilita o trabalho do departamento de Recursos Humanos e permite que a busca de dados, como, por exemplo, o histórico de um funcionário, seja feita com agilidade, com informações centralizadas, reduzindo o número de planilhas e documentos necessários para fazer o controle.
Com um sistema de gestão de pessoas, os líderes tornam-se mais independentes e podem gerenciar ou consultar a qualquer momento as informações necessárias para analisar e identificar tendências na organização, contando com dados precisos, atualizados em tempo real e focados na realidade da empresa.
5 – Eficiência na análise de relatórios
Vamos supor que você precise de relatórios operacionais e gerenciais, de horas trabalhadas, de turnover e absenteísmo, número de colaboradores, treinamentos, folha de pagamento, despesas, entre outros, no período de um ano e pretende, com base nesses dados analisar as estratégias e reduzir custos. Você conseguiria gerar esses relatórios facilmente?
Emitir relatórios precisos e de forma rápida é um dos grandes desafios da maioria das empresas, isso porque grande parte delas controla essas informações de modo manual e impreciso. Ao contar com um sistema de RH eficiente, essas informações são facilmente organizadas, o que permite a tomada de decisão assertiva. Assim, o profissional de RH deixa de levar dias para ter acesso aos relatórios e passa a gerá-los em poucos cliques.
6 – Redução de processos trabalhistas
As relações trabalhistas são regulamentadas pela CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), que tem o objetivo de resguardar os direitos tanto do empregado quanto do empregador. Para cumprir essas regras, é necessário que a empresa esteja atenta a legislação e utilize ferramentas que protejam os direitos de ambos, isso evita transtornos com processos trabalhistas motivados por questões relacionadas a honorários, horas extras, danos morais, interjornada de trabalho, não recolhimento do FGTS, entre outros.
Existem diversas ferramentas que ajudam a proteger empregado e empregador, como por exemplo, um relógio ponto homologado pelo MTE e um sistema de automatização das informações. Dessa forma, os dados de hora extra e jornada de trabalho são registradas adequadamente, o que evita erros no processo e garante a segurança dos dados. Além desses, existem sistemas que auxiliam a organizar a folha de pagamento, férias, 13º salário, aviso prévio, entre outros, que podem ajudar a resguardar os direitos das empresas e dos colaboradores.
Dica: como escolher um sistema de RH eficiente
Primeiramente, para a escolha de um sistema de gestão de pessoas eficiente, é preciso conhecer as prioridades da empresa e fazer um diagnóstico para identificar os processos manuais que podem ser automatizados. Depois de analisar o que pode ser melhorado, precisa avaliar quais soluções atendem a demanda.
Uma dica importante a se considerar antes de optar por uma solução é avaliar questões referentes a atualizações, a segurança das informações, integração com a folha de pagamento, automatização de cálculos, se é de fácil operação, se oferece suporte ilimitado etc.
Também é recomendável optar por uma solução que atenda, além das necessidades traçadas no diagnóstico, a legislação e que armazene todas as informações com segurança. Analise os impactos do novo sistema na equipe e treine o pessoal para utilizá-lo, isso para garantir que o novo software contribua para o desenvolvimento da empresa.
Sua empresa utiliza algum sistema de RH? Compartilhe conosco a sua experiência e dúvidas sobre o assunto, deixe uma mensagem nos comentários!
