O seu escritório de contabilidade ainda tem muitos processos manuais e não sabe como resolvê-los? Comece automatizando as rotinas, seja com planilhas ou softwares especializados. Você vai perceber que com o auxílio da tecnologia é possível eliminar processos desnecessários e reduzir erros, comuns na gestão em papel. Além disso, a gestão de tempo é mais efetiva e a produtividade da equipe aumenta.
Problemas do escritório de contabilidade e como solucioná-los
Listamos abaixo cinco problemas muito comuns aos escritórios de contabilidade e como a tecnologia ajuda a resolvê-los. Veja se a sua empresa enfrenta algum deles:
1. Retrabalho devido a erro humano em processos manuais
O escritório de contabilidade que ainda não digitalizou os processos corre sérios riscos. Um deles é a inconsistência nos dados, afinal, erros de digitação podem ocorrer. Além disso, os processos manuais geralmente exigem conferências.
Se formos analisar, um problema puxa o outro: os processos manuais estão mais sujeitos a erros. Surge então a necessidade da conferência, aumentando o risco de atraso das entregas e perda de produtividade.
SoluçãoVocê já ouviu falar em Contabilidade 3.0? É o modelo que automatiza as rotinas para adequá-la às novas necessidades. Portanto, essa é a primeira saída que você deve tomar para simplificar os processos internos do escritório, resolver os gargalos de produtividade, tornar a gestão de tempo mais eficiente e entregar mais valor aos clientes. |
2. Tempo necessário à conferência e reconferência de documentos
Você sabe quanto tempo cada pessoa da sua equipe passa fazendo a conferência de documentos? Este é um dos principais gargalos de produtividade dos escritórios de contabilidade que ainda não aderiram à tecnologia. Para uma gestão de tempo mais eficiente, é imprescindível mensurar a duração da conferência de dados, como o fechamento da folha de ponto.
SoluçãoOs escritórios de contabilidade precisam de um sistema que simplifique os processos e garanta a confiabilidade das informações. Além disso, também é importante que a aplicação permita a integração com ERPs e sinalize os prazos para o envio das informações. Um exemplo é o Ahgora PontoWEB, que atende tudo o que a legislação determina para a gestão de ponto e também as necessidades das empresas contábeis. |
Leia mais: Bonsenhor Contabilidade: redução de mais de 2 horas no fechamento de ponto do cliente
3. Hora extra para conseguir cumprir prazos
Este é mais um problema decorrente dos processos manuais. Para você ter uma ideia, na Bonsenhor Contabilidade o fechamento da folha ponto envolvia cinco profissionais que trabalhavam nisso o mês inteiro. Mesmo assim, ainda era preciso correr contra o tempo para cumprir os prazos e não comprometer a credibilidade do escritório. Muitas vezes a saída é uma força-tarefa, que resulta em horas extras e, consequentemente, custos adicionais para a contabilidade.
SoluçãoCom um software específico para as rotinas do escritório de contabilidade e do RH é muito mais fácil cumprir os prazos. Em primeiro lugar, porque a checagem de documentos, a digitação de dados e a conferência manual deixam de consumir tempo da equipe. Um exemplo é um sistema de gestão de ponto, como o Ahgora PontoWEB, que automatiza toda a gestão de ponto e simplifica o fechamento da folha de pagamento. |
4. Dedicação a atividades que não agregam valor
Os escritórios de contabilidade não dedicam muito tempo para o atendimento aos clientes. Isso é um problema. As contabilidades estão assumindo cada vez mais uma posição consultiva, contribuindo para que o cliente perceba o valor da contabilidade.
O problema é quando não há automatização dos processos e a empresa contábil fica refém de processos manuais, não sobrando tempo para o atendimento consultivo ao cliente.
SoluçãoEnquanto a tecnologia trabalha para contabilidade, a equipe pode prestar um atendimento mais consultivo e especializado. O cliente vê isso como um diferencial importante, o qual agrega valor aos serviços prestados. Uma prova é que 61% das empresas estariam dispostas a investir mais para ter uma contabilidade consultiva. |
5. Dificuldade de acesso à informação devido a documentos desorganizados
Se o seu escritório tem documentos empilhados por toda a parte e não existe um local adequado para armazenar a papelada, você tem um problema sério. Isso porque, em casos de auditorias, fiscalizações ou divergências, a busca pelos documentos comprobatórios demanda muito tempo. Resumindo, a falta de organização dos documentos contábeis influencia diretamente na gestão do tempo.
SoluçãoDigitalizar os arquivos é uma forma de manter tudo organizado. Inclusive, para localizar um documento é muito mais rápido usar um simples comando e o computador fazer a busca, do que passar grande parte do tempo revirando os papéis até encontrar o que está buscando. Portanto, aproveite os benefícios de ter um sistema para exportar os arquivos e salvar em pastas específicas, para cada cliente ou tipo de serviço. |
Veja também: 7 erros mais comuns na rotina de um escritório de Contabilidade
Como economizar tempo com a ajuda da tecnologia?
A rotina do escritório de contabilidade é tão intensa que alguns profissionais não têm ideia de como poderiam usar o tempo economizado.
Uma pesquisa da empresa Xero revelou que 37% dos profissionais alocariam o tempo extra em atividades relacionadas ao trabalho.
E, você tem ideia de como faria a gestão de tempo? Para lhe inspirar, listamos algumas dicas a seguir:
1) Desenvolver o negócio
Muitos profissionais de contabilidade ainda não perceberam que o segmento vive uma nova era. Por outro lado, os contadores mais atentos estão em busca de cursos, treinamentos e consultorias que promovam a evolução do escritório de contabilidade. Portanto, com uma gestão de tempo mais eficiente, é possível investir no desenvolvimento do negócio.
2) Entregar valor ao cliente
Um dos maiores desafios da contabilidade é entregar valor ao cliente. Com mais tempo extra, os profissionais podem se dedicar mais a entender o que tem mais relevância para cada cliente. Ao contratar um escritório de contabilidade, as empresas esperam que o fornecedor vá além da obrigação contratual e exerça uma função mais consultiva – auxiliando na tomada de decisão.
3) Equilibrar vida profissional e pessoal
A gestão de tempo mais eficiente também elimina a imensidão de horas extras no escritório. Isso possibilita mais equilíbrio entre vida profissional e pessoal. A pesquisa que citamos no início deste tópico revelou que 30% dos entrevistados ficariam mais tempo com a família. E, esse equilíbrio também favorece o aumento da produtividade dos profissionais no ambiente de trabalho.
Quer saber mais sobre como inserir a tecnologia no seu escritório de contabilidade e aperfeiçoar a gestão de tempo no trabalho? Assista ao webinar “3 Dicas para ganhar produtividade com gestão de atividades e de custos” e conheça o programa Contabilidades Parceiras da Ahgora.
