Você sabe onde estão os funcionários da sua empresa neste exato momento? Ok, é fácil acompanhar o profissional que trabalha na mesa ao lado. Mas e quando os colaboradores atuam em outras unidades ou realizam atividades externas? Neste post vamos apresentar as vantagens de usar a tecnologia para fazer gestão à distância de colaboradores de forma mais eficaz.
Dificuldades comuns da gestão à distância de colaboradores
Quem atua no RH de empresas com mais de uma unidade sabe o quanto é difícil monitorar os colaboradores à distância. Quando as informações não são atualizadas em tempo real esse acompanhamento se torna ainda mais complicado. Se monitorar cinco unidades já é difícil, imagine 20 ou então 200. É inviável ligar para cada gerente a fim de identificar a força de trabalho que está realmente disponível. A falta de assiduidade dos colaboradores impacta diretamente na performance das equipes, mas isso não fica evidente de imediato.
E, a gestão à distância não é uma dificuldade de apenas um segmento de atuação. Listamos abaixo alguns exemplos:
- Construção civil: uma mesma construtora costuma possuir vários canteiros de obras e plantões de venda;
- Saúde: imagine uma rede de prestadores, ou até mesmo a Secretaria de Saúde, precisando garantir o serviço de qualidade nas UBSs, Hospitais Públicos e CRAS, tudo ao mesmo tempo;
- Educação: quantos campi pertencem a uma mesma universidade?;
- Prestação de serviços: cumprimento de SLAs com clientes com equipes de assistência técnica regionalizada.
Por que fazer o monitoramento de colaboradores?
O monitoramento dos índices de presença em tempo real é um meio de tornar a gestão estratégica e eficiente. Isso porque a empresa pode dimensionar a força de trabalho de acordo com a necessidade e por meio disso aumentar a produtividade.
Na prática a gestão à distância pode ser feita a partir do registro de ponto. Basta optar por um software que apresente as informações em tempo real. Assim é possível visualizar os colaboradores – ativos e inativos – em cada unidade de trabalho. Esses dados podem auxiliar a tomada de decisão e orientar medidas para garantir a operação ou reduzir custos.
Inclusive a redução de custos costuma ser uma dificuldade para a gestão à distância presa ao papel. Portanto, esse é mais um motivo para as companhias implantarem a tecnologia para acompanhar a presença dos colaboradores em tempo real. Pois, dessa maneira é possível evitar despesas com profissionais que não estão em seus postos de trabalho. Alguns exemplos são: aluguel de equipamentos de proteção individual, refeições e até mesmo transporte. Sabendo exatamente a quantidade de funcionários a empresa encomenda sob medida e evita o desperdício.
Contar com uma base informações sobre a força de trabalho também auxilia na tomada de outras decisões. O comércio pode ter um melhor aproveitamento das equipes, escalando mais colaboradores nos horários com maior volume de público. Afinal, também não adianta contar com muitos vendedores em horários de baixa demanda e ficar com o atendimento comprometido em horários de pico, pela falta de profissionais para atender.
Benefícios de fazer o monitoramento em tempo real
Um dos principais benefícios de fazer a gestão à distância em tempo real é ter informações estratégicas para apoiar a tomada de decisão. Dessa forma, é possível remanejar profissionais de outras áreas para auxiliar ou acionar equipes auxiliares para garantir a qualidade dos serviços, a produtividade e, consequentemente, os resultados esperados. Mas, também existem outras vantagens, conforme listamos abaixo:
Informação centralizada em tempo real
Com a tecnologia é possível gerenciar múltiplas unidades de maneira centralizada e atualizada em tempo real. Desse modo, não há mais necessidade da emissão de relatórios de assiduidade. Afinal de contas, RH e gestão podem visualizar de forma dinâmica os dados de cada posto de trabalho.
Acompanhamento de índices de assiduidade
Com um software especializado em gestão à distância, como o Live Maps, é muito simples acompanhar os índices de assiduidade. Em uma única tela é possível visualizar o percentual geral de colaboradores presentes e ausentes, computando todas as unidades. Outra vantagem é acompanhar o índice de assiduidade por cores, que permitem facilmente identificar quando a situação está normal, em alerta ou crítica.
Indicadores analíticos
Já pensou em ter uma visão mais analítica sobre o status dos colaboradores? A tecnologia faz exatamente isso, apresentando indicadores da operação com a sua distribuição geográfica. De maneira instantânea o gestor pode visualizar comparativos de assiduidade, considerando unidade de trabalho e por determinados períodos, como uma semana ou mês.
Resumindo então, alguns dos principais benefícios da gestão à distância eficaz são:
- monitoramento em tempo real;
- otimização da eficiência ocupacional;
- indicadores estratégicos para a gestão;
- assiduidade dos funcionários no ambiente de trabalho.
Agora que você já conhece os principais benefícios, que tal tornar a gestão à distância mais eficiente aí na sua empresa? Com uma aplicação que apresenta o status do ponto dos colaboradores num mapa, sem dúvida esse monitoramento ficará mais simples e visual. E, com as informações de todas as unidades em tempo real a operação do dia a dia será mais ágil e eficiente.
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