A gestão de escalas de trabalho está entre as tarefas mais desafiadoras enfrentadas tanto pelo Recursos Humanos quanto pelo gestor de equipes. Estar atento ao limite de horas extras, interjornadas, intrajornadas… a lista de pontos de atenção é infindável.
Pequenas equipes sofrem menos com essa questão, por concentrar um número menor de colaboradores, o que facilita a comunicação e a gestão do RH. Mas equipes maiores, a partir do médio e grande porte, começam a apresentar dificuldades consideráveis em relação à gestão das escalas de trabalho.
Se olharmos, então, empresas com escalas de trabalho mais complexas ou flexíveis , hospitais, aeroportos, etc. – acompanhar os horários e as rotinas de cada colaborador é uma prática impossível. Nesse sentido, a empresa deve buscar soluções que otimizem a sua gestão. Veja 3 práticas para facilitar a rotina.
Gestão de escalas de trabalho e os desafios enfrentados pelo RH
A jornada de trabalho do colaborador deve seguir regras e legislações específicas. A empresa não pode criar escalas de trabalho de acordo com seus interesses apenas. Diversos fatores devem ser considerados, principalmente no que diz respeito ao funcionamento da empresa, como também em respeito ao trabalhador.
Organizações que atendem durante 24 horas, como é o caso de alguns centros de distribuição e hospitais, por exemplo, devem criar jornadas de trabalho. Todos os turnos devem estar completos para garantir o atendimento aos pacientes. A CLT permite o cumprimento de algumas escalas de trabalho, entre elas estão:
- 12×36: 12 horas de trabalho e 36 horas de descanso. (Reforma Trabalhista tornou legal essa escala, desde que haja Acordo ou Convenção Coletiva);
- 5×1: a cada 5 dias trabalhados, haverá uma folga. Nessa escala, a jornada não pode ultrapassar 7 horas e 20 minutos. A cada sete semanas, uma folga será no domingo;
- 5×2: a cada 5 dias trabalhados, o colaborador tem 2 dias de folga, consecutivos ou não. A jornada realizada aos domingos e feriados e não compensados, devem ser pagos em dobro, sem prejuízo da remuneração relativa ao repouso semanal. Salvo exceções que permitem a compensação em banco de horas;
- 6×1: o colaborador trabalha 6 dias consecutivos e descansa um. São permitidas variações nessa escala, desde que por meio de Convenção ou Acordo Coletivo;
Além disso, colaboradores que cumprem jornadas aos finais de semana têm direito a uma folga no domingo a cada sete semanas. As mulheres, têm um domingo de folga a cada 15 dias.
O horário de descanso de cada colaborador e suas folgas também devem ser respeitadas, evitando que sejam sobrecarregados ou façam horas extras além do permitido em lei. Entre os pontos de maior conflito estão os intervalos intrajornada e interjornada.
Intrajornada são os intervalos de descanso realizados durante o expediente, ou seja, horário de almoço, de lanche ou de repouso. Os intervalos intrajornada têm duração mínima de 15 minutos e máxima de 2 horas.
Os intervalos interjornada são aqueles realizados entre uma jornada de trabalho ou outra. Ou seja, entre a saída do trabalho e o retorno no dia seguinte. O intervalos interjornada deve ter pelo menos 11 horas consecutivas.
Fora isso, é preciso se atentar às profissões em si: categorias diferentes cumprem cargas horárias diferentes. Alguns profissionais estão autorizados a trabalhar 30 horas semanais, apenas.
São muitos detalhes que devem ser observados e controlados pelo RH. Diante de tantas escalas de trabalho e tantos colaboradores, como garantir que as jornadas serão cumpridas sem falhas, sem prejudicar o trabalhador e a empresa? Algumas práticas podem ajudar com todo o processo.
3 práticas para facilitar a gestão de escalas de trabalho
1. Tenhas acesso aos dados em tempo real
Os dados em tempo real permitem que o gestor acompanhe as escalas de trabalho e tenha certeza de que estão sendo feitas. Alguns sistemas não entregam os dados de forma imediata, salvam no relógio de ponto e o RH precisa transferir para um pendrive e, em seguida, fazer upload no sistema. Esse processo exige tempo e a gestão precisa ser ágil.
2. Controle a frequência e as irregularidades do ponto
Ao empregador cabe a responsabilidade de registrar o ponto de seus colaboradores. Isso deve ser feito de acordo com a escala de trabalho definida para cada trabalhador.
Essas informações não podem se perder ou apresentarem inconsistências. A integração de dados minimiza os erros, pois ao sinal de qualquer divergência é possível intervir com agilidade.
3. Invista em automação
A automação de processos vai proporcionar um controle efetivo para empresas que precisam gerenciar várias escalas de trabalho. Os processos manuais aumentam as chances de erro e retrabalho.
O Ahgora PontoWeb faz a captura da marcação de ponto e sincroniza as informações recebidas com o sistema de gestão. A empresa determina as escalas de trabalho dos colaboradores e o sistema sincroniza com a marcação. Isso facilita a confirmação de que as escalas estão sendo cumpridas.
Além disso, com a obrigatoriedade do envio das informações trabalhistas pelo eSocial, o profissional de RH seria sobrecarregado realizando a atividade manualmente. Por meio da automação, basta sincronizar as informações.
A gestão de escalas de trabalho deve ser um processo ágil e eficiente, permitindo que o RH se preocupe com outras questões mais críticas e estratégicas do departamento. A Ahgora atua no desenvolvimento de soluções que otimizam os processos e facilitam as tarefas da gestão. Enquanto isso, o gerente de RH pode se dedicar em entregar resultados para a empresa. Veja como ser um gerente de RH eficiente.
