Você já deve saber que todas as empresas são obrigadas por lei a controlar a jornada de trabalho. Em outras palavras: o RH/DP deve acompanhar as horas de trabalho dos funcionários para não haver excessos. Mas você sabe como esse controle deve ser feito? A Portaria 373 do Ministério do Trabalho regula os sistemas de registro de ponto.

O que é essa tal de Portaria 373/MTE?

Desde 2009, as empresas com mais de 10 funcionários devem fazer o registro de ponto eletrônico (REP). Isso significa usar relógio de ponto homologado pelo Inmetro – o que não é acessível ou prático para todas as organizações.

Com a atualização da lei (2011), outros sistemas passam a ser permitidos. Ao usar um software para acompanhar a jornada de trabalho, parte da gestão do ponto passa a ser automatizada. Isso tanto dos colaboradores que atuam in loco, quanto dos funcionários externos.

Se essa legislação é nova para você, não entre em pânico: é mais fácil do que possa parecer. E traz muitas vantagens para empresas como a sua. Entenda:

O que diz a Portaria 373?

Vamos lá: as regras para o registro de horários de entrada e saída de funcionários são definidas pelo MTE. Para fins de fiscalização, a Portaria 373 dispõe sobre o uso de sistemas alternativos de ponto eletrônico.

Para isso, as empresas devem ficar atentas ao artigo 1º, que estabelece o seguinte:

“Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho”.

Mas, para substituir o relógio ponto por um sistema alternativo, é necessário um acordo coletivo… mas não se preocupe, o processo é bem simples. Explicamos tudo no post Acordo coletivo: como contratar um sistema alternativo de ponto.

Somente após essa decisão conjunta é que a Portaria passa a valer.

Quais as principais mudanças trazidas pela Portaria 373?

À primeira vista, atender estas exigências pode até parecer desnecessário. Mas a verdade é que a Portaria 373 poupa o Departamento Pessoal de muitos aborrecimentos.

Primeiro, por evidenciar questões de absenteísmo, assiduidade e pontualidade. Segundo, por gerar provas que  protegem a empresa de processos trabalhistas. Por último (mas igualmente importante), permite prever horas extras antes que elas acumulem.

Outra mudança bacana é que não é mais necessário estar na sede da empresa ou em suas filiais para fazer a batida. Diferente do que dizia na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o colaborador poderá fazer o registro de qualquer lugar.

Dúvidas comuns sobre o uso de sistemas alternativos de ponto eletrônico

Existe alguma restrição em relação aos sistemas eletrônicos alternativos?

É importante que o sistema usado para a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores atenda alguns pré-requisitos. Os sistemas eletrônicos alternativos não podem:

• restringir a marcação do ponto, mesmo se o colaborador chegou atrasado;
• permitir marcação automática do ponto;
• exigir autorização prévia para marcação de sobrejornada;
• alterar ou eliminar os dados registrados pelo colaborador.

Não existe nenhuma restrição para o uso de um sistema de registro eletrônico alternativo.  Contudo, a empresa não pode, em hipótese alguma, alterar ou excluir os dados registrados por seus funcionários.

Existem exigências definidas para os sistemas eletrônicos alternativos?

O sistema de registro de ponto deve:

• Estar sempre disponível para os colaboradores;
• Identificar a empresa e o funcionário no registro de ponto;
• Possibilitar – por meio da central de dados – a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações de ponto.

Os sistemas alternativos precisam ser homologados pelo MTE?

Não, o sistema escolhido não precisa ser homologado pelo MTE ou por órgãos credenciados por ele. Porém, o equipamento deve estar permanentemente disponível para  o auditor fiscal do trabalho. O propósito da fiscalização é analisar o cumprimento dos aspectos descritos na Portaria 373.

E se a empresa não fechar acordo para uso de um sistema alternativo?

Se você não optar por um sistema alternativo ou que não entrar em acordo com o sindicato, deve continuar a obedecer a Portaria 1510. Essa é a legislação que regulamenta o uso de Registradores Eletrônico de Ponto, também conhecidos como REP.

3 sistemas alternativos de ponto eletrônico que você precisa conhecer

Você pode estar se perguntando como escolher o melhor sistema de registro de ponto para atender a Portaria 373 do MTE. O importante é avaliar qual cenário combina com a sua realidade. Vamos a alguns exemplos?

1) Ahgora Multi

O aplicativo de ponto é uma boa opção para empresas que têm funcionários externos ou estão em busca de alternativas mais baratas do que o relógio. Afinal, a localização onde a marcação de ponto foi feita fica registrada.

Este aplicativo usa a câmera para registrar o ponto com reconhecimento facial. Para o colaborador, facilita o dia a dia por não exigir a memorização de senhas e códigos. O funcionamento do sistema é muito simples – se assemelha a um selfie.

2) Ahgora Batida Online

Com este controle de ponto, é possível fazer o registro da jornada de trabalho usando um computador ou notebook. Basta acessar o site da aplicação para fazer a batida online – via navegador, e com liberação de IP.

Por isso, é uma boa alternativa para empresas com colaboradores em regime de home office. É possível aumentar o nível de segurança dos registros adicionando um leitor biométrico. O dispositivo se conecta ao computador via entrada USB e faz a leitura da digital do colaborador.

3) Relógio de ponto Ah30 Lite

Para quem busca uma alternativa mais tradicional, este relógio atende a Portaria 373. Ele se difere do relógio de ponto homologado por não ter sistema de impressão de comprovantes.

A vantagem é que o Ah30Lite é mais leve e móvel. Assim como os apps de registro de ponto no celular, a marcação é geolocalizada. A sincronização com o sistema de ponto é feita por Wi-Fi ou 3G.

Essa opção é popular para equipes itinerantes, como é o caso de produtores de eventos ou trabalhadores rurais, por exemplo. Um cliente da Ahgora utiliza este dispositivo no ônibus que transporta os trabalhadores. Assim, inclui os deslocamentos na jornada.

Alguns critérios para ter em conta na hora de escolher um sistema de ponto

Dá para acompanhar a jornada em tempo real? Se o gestor pode visualizar assiduidade ‘ao vivo’, consegue realocar trabalhadores para suprir carências de mão de obra, por exemplo.

Os profissionais têm acesso ao seu espelho de ponto antes mesmo do fim do mês? Isso se traduz em autonomia para encaminhar justificativas, pedir ajustes ou compensações de banco de horas.

A sua empresa já aderiu aos sistemas alternativos de ponto eletrônico? Está considerando um sistema mais eficiente? Se tiver alguma dúvida sobre a Portaria 373 ou sobre software de ponto fornecidos pela Ahgora, entre em contato conosco e solicite uma demonstração.