O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi criado com objetivo de facilitar a comunicação entre empresas e Governo sobre as informações relativas aos colaboradores. O recurso vai permitir a transmissão eletrônica dos dados, simplificar o envio das informações e tornar o processo menos burocrático, mas é preciso ficar atento aos prazos do eSocial.
Diversos órgãos governamentais nunca utilizaram qualquer tecnologia para captura, tratamento e armazenamento de dados trabalhistas, o que pode dificultar a adaptação. Por isso, a data de início da obrigatoriedade do eSocial sofreu algumas alterações desde que a ferramenta foi divulgada. Veja como passar pela transição e se adequar o quanto antes!
Como funciona o prazo eSocial para prefeituras?
Janeiro de 2019 era o prazo para que todos os órgãos públicos se adequassem ao eSocial e passassem a utilizá-lo. O comunicado repercutiu no país inteiro e fez com que o consultor da Confederação Nacional de Municípios, Sérgio Aureliano, se pronunciasse.
“Tem Prefeituras que não possuem sistema e as folhas de pagamentos são feitas em planilhas de Excel. Como exigir que eles tenham internet e servidor capacitado para atender a determinação, dentro desse pequeno prazo?”.
Além disso, com a implantação da primeira etapa do processo, nas 13.115 maiores empresas brasileiras, foi possível identificar as dificuldades enfrentadas para ajustar os processos ao novo padrão.
Diante desse cenário, o Ministério da Fazenda decidiu adiar o prazo novamente. Agora, empresas internacionais e órgãos públicos federais, estaduais e municipais têm até janeiro de 2020 para se adequarem. O prazo é curto, por isso é fundamental começar a adaptação desde já.
O prazo do eSocial impacta diretamente na gestão de RH
Hoje, sem o eSocial, empresas e órgãos governamentais precisam prestar contas para quatro entidades:
- Ministério do Trabalho;
- Caixa Econômica Federal;
- Receita Federal
- Previdência Social.
Dessa forma, além de ser distribuído em diversas etapas, pois cada órgão conta com suas próprias regras, as informações podem se perder ou até serem alteradas, fazendo com que o colaborador tenha registros diferentes em cada sistema. Outro ponto é que a falta de unificação torna a fiscalização mais difícil.
O eSocial tem o objetivo de mudar esse cenário, mas vai impactar diretamente na gestão de RH dos órgãos públicos. O sistema foi moldado para atender as necessidades de um padrão de contratação regido pela CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas). Com isso, os órgãos públicos terão desafios semelhantes, como:
- contam com seus próprios regimes de previdência social (RPPS) ou jurídico,
- não enviam CAGED mensal para colaboradores admitidos e desligados ( processo padrão em empresas privadas);
- não adicionam admissões na folha de pagamento do mês vigente;
- desligamento não é adicionado à folha de pagamento do mês vigente;
- gerenciam a jornada de trabalho por meio de planilhas;
- realizam o controle de ponto de forma manual, em cartão físico, etc.
Esses são apenas alguns pontos que precisam ser adaptados tanto para o eSocial, quanto no modelo de gestão utilizado pelos departamentos de RH dos órgãos públicos. Para começar a transição, as prefeituras precisam se adequar aos seguintes aspectos:
Validação cadastral
O analista de RH deve importar um arquivo TXT, no portal eSocial, com os dados dos colaboradores (nome, CPF, data de nascimento e número do PIS/PASEP) e conferir em outros órgãos, como Caixa Econômica Federal, a Previdência Social, a Receita Federal e o Ministério do Trabalho e Emprego. Caso encontre divergência, devem ser alterados.
Laudos médicos
As informações devem ser inseridas conforme layout do eSocial. O objetivo é manter as informações padronizadas. Detalhes sobre os laudos não serão necessários, apenas os códigos referentes a PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) e PCMSO (Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional).
Processos administrativos e judiciais
Também será necessário informar sobre processos administrativos ou judiciais, que a empresa está sofrendo. Se houver dúvida quanto ao preenchimento, consulte o departamento jurídico da empresa ou escritório de advocacia especializado.
Colaboradores temporários
Colaboradores temporários, até prestadores de serviços, devem ser informados. Insira o CNPJ, razão social, dados dos trabalhadores vinculados ao emprego temporário, local de trabalho, carga horária e filiação sindical e motivo da contratação. Estagiários, jovens aprendiz e PCDs devem ser adicionados em seus respectivos campos.
Informe os cargos conforme CBOS
A Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), do Ministério do Trabalho, reconhece, nomeia e codifica os títulos e descreve as características das ocupações. Os cargos da empresa devem estar de acordo com a CBO.
Rubricas
Devem estar todas cadastradas no eSocial, conforme utilizado em órgãos oficiais e de fiscalização.
Os analistas de RH devem estar preparados para lidar com o eSocial
O eSocial está gerando dúvidas para todas as empresas, por isso é fundamental conhecer a plataforma e entender os processos exigidos. Profissionais que vão lidar diariamente com a ferramenta devem passar por capacitação especial, com objetivo de garantir o total entendimento ao novo método.
Tecnologia é fundamental
Um dos maiores desafios enfrentados pelas prefeituras, certamente, é a falta de hábito com processos mais modernos e tecnológicos. Muitos departamentos de RH nunca utilizaram um sistema de gestão de ponto, por exemplo, e já terão que lidar com o eSocial.
A melhor forma de fazer a transição para o novo recurso é adaptar a equipe ao uso de uma plataforma Cloud Computing, que permite o armazenamento e compartilhamento das informações na nuvem.
O Ahgora PontoWeb é um forte aliado para garantir o cumprimento das rotinas de atualização e efetividade do eSocial. O sistema permite que o RH acesse as informações em tempo real, além de registrar os eventos referentes a falta, ausência e alteração de horários no momento em que acontecerem.
A integração é um de seus maiores benefícios, pois o RH não perderá mais tempo transmitindo as informações do cartão de ponto físico para o Excel. O registro do ponto é feito por meio de um relógio que transmite as informações diretamente para o sistema. Depois é só adicionar os dados necessários ao eSocial.
Além de evitar multas pelo descumprimento da nova determinação, os órgãos que se adequarem terão maior segurança no envio e na confirmação de suas informações. Ainda tem dúvidas sobre o prazo eSocial? Assista o nosso Webinar.
